L’introduzione della fattura elettronica in Italia ha rappresentato una delle trasformazioni digitali più significative nel rapporto tra contribuenti e pubblica amministrazione.

Dal 1° gennaio 2019, l’obbligo di emissione della fattura in formato elettronico è stato esteso alla quasi totalità delle operazioni tra privati (B2B e B2C) e verso la Pubblica Amministrazione (B2G), sancendo la fine della fattura cartacea nei rapporti commerciali regolati dalla normativa fiscale italiana.

Secondo quanto stabilito dalla normativa vigente, tutte le fatture devono essere redatte in formato XML (eXtensible Markup Language), uno standard strutturato che consente la lettura automatizzata dei dati. Una volta generato il file, questo deve essere trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), la piattaforma digitale dell’Agenzia delle Entrate deputata al controllo, smistamento e consegna delle fatture elettroniche ai destinatari.

Oltre all’emissione, la normativa impone anche l’obbligo di conservazione digitale a norma, per una durata minima di 10 anni. Questo processo deve garantire l’autenticità, l’integrità e la leggibilità dei documenti nel tempo, rispettando le regole tecniche previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalla normativa fiscale. I sistemi informatici adottati devono quindi essere in grado di archiviare e gestire in sicurezza grandi volumi di dati, assicurando al contempo l’accessibilità in caso di controlli.

Il mancato rispetto di questi obblighi comporta sanzioni amministrative significative. L’omessa emissione della fattura elettronica o la trasmissione di un file non conforme può comportare sanzioni fino a 2.000 euro per ciascuna violazione. Nei casi di invio tardivo, sono previste penalità variabili, generalmente comprese tra il 5% e il 10% dell’imposta non correttamente documentata. Le conseguenze possono aggravarsi ulteriormente in caso di recidiva o mancata conservazione digitale conforme.

L’obbligo di fatturazione elettronica ha portato con sé nuove sfide operative, ma anche numerose opportunità legate all’automazione, alla trasparenza e al monitoraggio delle transazioni economiche. Per affrontare efficacemente questo passaggio, è fondamentale che imprese e professionisti adottino strumenti digitali adeguati, in grado di garantire la corretta gestione del ciclo di vita della fattura elettronica, dalla creazione alla conservazione.

In un contesto normativo in continua evoluzione, la fattura elettronica rappresenta oggi un elemento centrale della trasformazione digitale del sistema fiscale italiano, contribuendo a semplificare i processi amministrativi e a ridurre il rischio di evasione.